نیاز هر سازمان به دستگاه حضور و غیاب
یکی از اساسی ترین نیازهای هر سازمان و ارگان کوچک و بزرگ به منظور بهره وری هر چه بیشتر ایجاد اتوماسیون مالی و اداری و و سیستم حضور و غیاب و پرسنلی می باشد.امروزه سیستم های پیشرفته اتوماسیون مالی و اداری کارکرد خود را از سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد هر سازمان و ارگانی دریافت میکند و بدون وجود سیستم های حضور و غیاب بیومتریک عملاً کارکرد سیستم های مالی اداری و پرسنلی با اختلال روبرو می شود از این رو استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک پیشرفته نرم‌افزار منعطف و پیشرفته امری ضروری می باشد چراکه در صورت عدم کارکرد مناسب سیستم های حضور و غیاب کارکرده سیستم های مالی اداری و حقوق و دستمزد نیز با مشکل مواجه می‌گردد ، بدین جهت انتخاب سیستم حضور و غیاب امری بسیار ضروری برای هر سازمان می باشد و بسیار مورد توجه مدیران و کارکنان بخش منابع انسانی هر سازمان قرار می گیرد.
با نصب دستگاه های حضور غیاب بیومتریک در هر سازمان پرسنل هنگام ورود و خروج و مرخصی و ماموریت از این دستگاه استفاده می کنند و تردد کارکنان پس از احراز هویت به صورت آنلاین بانک اطلاعاتی ذخیره می گردد که پس از انجام عملیات حضور و غیاب و انجام محاسبات مربوط به پرسنلی قابل استفاده در نرم افزار های مالی و اداری میباشد.
عموما دستگاه های حضور غیاب از دو بخش نرم افزار و سخت افزار تشکیل می‌شوند که در بخش سخت افزاری دستگاه هایی با قابلیت مختلفی از قبیل کارتهای هوشمند، اثر انگشت، اسکن چهره، اسکن عنبیه چشم ،اسکن کف دست می باشد. در بخش نرم‌افزاری نیز نرم افزار مدیریت دستگاه ها و نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد که نرم افزار مدیریت دستگاه ها اطلاعات موجود در روی دستگاه های مختلف را را مدیریت کرده و نقل و انتقال اطلاعات از یک دستگاه به دستگاه دیگر را را انجام می دهد د لازم به ذکر است سرویس جمع آوری اطلاعات آنلاین نیز از جمله سرویس هایی است که اطلاعات تردد موجود بر روی دستگاه ها را به صورت آنلاین جمع آوری کرده و بر روی بانک اطلاعاتی قرار می دهد و اهمیت بسزایی برخوردار است چرا که با استفاده از سرویس جمع آوری آنلاین این تخلیه کلیه اطلاعات تردد افراد از روی دستگاه ها به صورت آنلاین و برخط بر روی بانک اطلاعاتی قرار می گیرد و به تبع آن این اطلاعات به صورت آنلاین در نرم افزار های مالی و اداری حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار حضور و غیاب کلیه فرایندهای حضور و غیاب پرسنل اعم از مرخصی و ماموریت تاخیر و تعجیل مدت زمان حضور فرد مدت زمان حضور موثر مدت زمان موظفی کارکرد فرد در ماه و موارد دیگر را پس از دریافت اطلاعات تردد از دستگاه های حضور و غیاب بررسی و طی فرآیندی بر اساس قوانین کارت کاری موجود بر روی دستگاه ها عملیات حضور و غیاب و مدت زمان حضور و غیاب فرد را محاسبه می کنند و گزارشات مختلف از حضور پرسنل برای مدیران فراهم می کند .همچنین نرم افزار حضور و غیاب اطلاعات پایه خود را از نرم افزار پرسنلی اخذ کرده و چارت سازمانی و اطلاعات پرسنلی هر فرد را نرم‌افزار پرسنلی دریافت میکند و همچنین پس از محاسبات مربوط به حضور و غیاب هر فرد اطلاعات مورد نیاز نرم افزار حقوق و دستمزد را در بانک اطلاعاتی برای استفاده نرم افزار حقوق و دستمزد قرار می دهد.
در بخش اول این مقاله قصد داریم به مرور ابزارهای مختلف سخت افزاری حضور و غیاب مورد استفاده در سازمانهای مختلف بپردازیم و به تکنولوژی های مختلف به کار رفته در این سیستم ها اشاره کنیم:
1- تکنولوژی کارت هوشمند :
با دستیابی بشر به تکنولوژی کارت های هوشمند چند تحول شگرفی در بخش های مختلف صنعت ایجاد گردید که دارای دو مولفه امنیت و به همراه بودن از جمله ویژگی‌های کارتهای هوشمند میباشد که در حال حاضر از این تکنولوژی در بخش های مختلف در دنیا کارکرد های متنوعی مورد استفاده قرار می گیرد و استفاده از این تکنولوژی در سراسر دنیا در زمینه های مختلف مشهور و رو به رشد می باشد. سازمان ها و اداره های دولتی و خصوصی ،بانک‌ها، مراکز مخابراتی ،مراکز ارائه دهنده خدمات مراکز آموزشی، مراکز تفریحی و سیاحتی از کارکردهای بسیار گسترده این کارت ها و این تکنولوژی استفاده می کنند.
انواع کارت های هوشمند به صورت کلی
کارتهای حافظه تماسی
کارتهای دارای پردازشگر
کارتهای حافظه بدون تماس
کارتهای دارای پردازشگر با رابط دوگانه
انواع کارتهای هوشمند از نظر تکنولوژی ساخت به موارد زیر تقسیم می شود:
کارت های تماسی
کارت های بدون تماس
کارت های رابط دوگانه
2-سنسور اثر انگشت سیستم های حضور و غیاب:
هویت افراد از طریق سنسورهای اثر انگشت یکی از متداول ترین روشهای احراز هویت افراد میباشد که در این سیستم ها از سنسورهای نوری آمریکا یا سنسورهای خازنی یا گرمایشی و سنسورهای سیلیکون فیلم یا پلیمری استفاده می شود.
در سرورهای اثر انگشت نوری از قرار گرفتن انگشت بر روی سنسور نوری بر روی انگشت تابیده می شود و بازتاب نور تابیده شده از طریق لنز موجود در سنسور اسکن می شود استفاده از این ویژگی معایبی را دارد که شناسایی اثر انگشت های کثیف و آلوده مقدور نمی باشد .
در سنسورهای خازنی از یک صفحه خازن زن که دارای ۱۰۰.۰۰۰ خازن بوده استفاده می شود که پس از تماس اثر انگشت هر فرد را اندازه گیری و ثبت میکند بهترین روش از روی نتایجی که توسط سنسورها به دست می آید اثر انگشت هر فرد ایجاد می‌گردد.
در سنسور سیلیکون فیلم یا پلیمری پس از قرار گرفتن اثر انگشت بر روی صفحه سنسور بار الکتریکی موجود در شیارها و برآمدگی های اثر انگشت در صفحه به نور تبدیل می شود و نور ایجاد شده مستقیماً به لنز می تابد در این روش شناسایی بافت زنده صورت می گیرد و اثر انگشت های کثیف چرب و آلوده نیز شناسایی می‌شود همچنین سرعت شناسایی اثر انگشت در این روش بسیار بالا بوده و طول عمر سنسور اثر انگشت بسیار بالا می باشد.
3-سیستم شناسایی تشخیص چهره:
دستگاه های شناسایی تشخیص چهره بر اساس مولفه های بیومتریک و با استفاده از روش های هوشمند و اتوماتیک شناسایی چهره افراد ویژگی های هویتی حرف را انجام می دهند و شناسایی را بر اساس زوایای چشم ها زوایای بینی و گونه و چانه افراد و برآمدگی ها و فرورفتگی های در صورت انجام می دهد لازم به ذکر است سیستم دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره پیشرفت های چشمگیر را داشتند و و در ابتدا شناسایی چهره را بر اساس زوایای چشم ها انجام می دادند چه بسا معایبی را هم در برداشت و شناسایی افراد دارای عینک را سخت و غیر ممکن می کرد پس از پیشرفت های به عمل آمده دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره که قابلیت شناسایی تمام زوایای چهره را دارد ارائه شده اند که مشکلات نسل اول این دستگاه‌ها را برطرف کرده است.
4- سیستم های حضور و غیاب بیومتریک :
سیستم های بیومتریک گوناگونی از قبیل دستگاه شناسایی عنبیه چشم ،سیستم اسکن کف دست ،سیستم های شناسایی افراد با استفاده از صدا و دست خط از جمله سیستم های هستند و به منظور شناسایی بیومتریک استفاده می شود که در حال حاضر شناسایی افراد بر اساس تشخیص چهره نسبت به موارد دیگر بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد.
فناوری شناسایی تشخیص چهره به علت سرعت و دقت بسیار بالا به یکی از روشهای بسیار متداول که در سیستم های حضور و غیاب تبدیل شده است و استقبال بسیار خوبی از سوی کارفرماها از این سیستم ها صورت گرفته است.