در دنیای امروز، دستگاه‌های حضور و غیاب به عنوان یکی از اصلی‌ترین وسایل مدیریت حضور و غیاب در سازمان‌ها و شرکت‌ها شناخته می‌شوند. این دستگاه‌ها امکانات متنوعی را برای سازمان‌ها و کارکنانشان فراهم می‌کنند. با این حال، در صورت عدم استفاده از این دستگاه‌ها، ممکن است با مشکلاتی روبرو شویم که در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم.
۱- کاهش بهره وری: استفاده شده است که حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. در صورتی که دستگاه حضور و غیاب استفاده نشود، امکان دارد که کارکنان برای تأیید حضور خود به صورت دستی امضا کنند یا از سیستم‌های دیگری مانند ایمیل استفاده کنند که این کار ممکن است زمان‌بر و دشوار باشد. همچنین، احتمال ورود اطلاعات نادرست و کاهش دقت نیز افزایش می‌یابد که باعث کاهش بهره وری و افزایش هزینه‌ها می‌شود.
۲- ناتوانی در مدیریت حضور و غیاب: در صورتی که سازمان از دستگاهحضور و غیاب استفاده نکند، مدیران و کارکنان ممکن است با مشکلات مدیریتی روبرو شوند. به عنوان مثال، در صورتی که کارکنان اطلاعات حضور و غیاب خود را به صورت دستی و یا از طریق سیستم‌های دیگر وارد کنند، مدیران ناتوان در مدیریت و بررسی این اطلاعات خواهند بود. این مشکل می‌تواند به مشکلاتی در سازمان‌ها منجر شود، از جمله تأخیر در پردازش اطلاعات، از دست دادن دقت در اطلاعات، و همچنین افزایش هزینه‌ها برای سازمان.
۳- ناتوانی در اطلاع‌رسانی به کارکنان: یکی دیگراز مشکلاتی که در صورت عدم استفاده از دستگاه حضور و غیاب با آن روبرو می‌شویم، ناتوانی در اطلاع‌رسانی به کارکنان است. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، مدیران می‌توانند به راحتی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان را بررسی کرده و به صورت بیشتری با آنها ارتباط برقرار کنند. این کار می‌تواند به افزایش رضایت کارکنان و بهبود فرآیندهای کاری در سازمان کمک کند. در صورتی که دستگاه حضور و غیاب استفاده نشود، این کار ممکن است دشوار باشد و مدیران ناتوان در اطلاع‌رسانی به کارکنان خود باشند، که این می‌تواند منجر به نارضایتی کارکنان و کاهش همکاری و هماهنگی در سازمان شود.
۴- کاهش امنیت: استفاده از دستگاه حضور و غیاب می‌تواند بهبود امنیت در سازمان‌ها را به همراه داشته باشد. با استفاده از این دستگاه‌ها، مدیران می‌توانند به راحتی مدیریت دسترسی کارکنان به مناطق مختلف سازمان را کنترل کنند. در صورت عدم استفاده از این دستگاه‌ها، امکان ورود کارکنان غیرمجاز به مناطق مختلف سازمان وجود دارد، که این می‌تواند به خطر امنیتیسازمان و اطلاعات حساس آن بیانجامد.
۵- مشکلات در پردازش حقوق و دستمزد: استفاده از دستگاه حضور و غیاب در پردازش حقوق و دستمزد کارکنان نقش بسیار مهمی دارد. در صورتی که این دستگاه‌ها استفاده نشود، ممکن است کارکنان به صورت دستی اطلاعات حضور و غیاب خود را به صورت دستی وارد کنند و این می‌تواند به اشتباهات و نواقص در پردازش حقوق و دستمزد کارکنان منجر شود، که این می‌تواند به نارضایتی کارکنان و کاهش همکاری در سازمان منجر شود.
۶- مشکلات قانونی: در بسیاری از کشورها، استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها الزامی است و عدم استفاده از آن می‌تواند منجر به مشکلات قانونی شود. به عنوان مثال، در برخی کشورها، سازمان‌ها موظف هستند که اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را به سازمان‌های مرتبط گزارش دهند، و در صورتی که این دستگاه‌ها استفاده نشود، سازمان‌ها ممکن است با مشکلات قانونی روبرو شوند.
در نتیجه، استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سازمان ها و شرکت‌ها بسیار مهم است و عدم استفاده از آن می‌تواند به مشکلات متعددی منجر شود. از جمله مشکلاتی که در صورت عدم استفاده از این دستگاه‌ها با آن روبرو می‌شویم، کاهش بهره وری، ناتوانی در مدیریت حضور و غیاب، ناتوانی در اطلاع‌رسانی به کارکنان، کاهش امنیت، مشکلات در پردازش حقوق و دستمزد، و مشکلات قانونی است.
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، کارکنان به راحتی می‌توانند حضور و غیاب خود را به صورت دقیق و به‌روز رسانی کنند، مدیران نیز می‌توانند به راحتمال زیاد در مدیریت حضور و غیاب و اطلاعات کارکنان دقت کنند. همچنین، استفاده از این دستگاه‌ها می‌تواند بهبود امنیت در سازمان‌ها را به همراه داشته باشد و از ورود کارکنان غیرمجاز به مناطق مختلف سازمان جلوگیری کند.
در نتیجه، استفاده از دستگاه حضور و غیاب به عنوان یک ابزار مهم در مدیریت حضور و غیاب کارکنان، پراستفاده‌ترین وسیله در سازمان‌ها و شرکت‌ها شناخته می‌شود. به عنوان نتیجه‌گیری، استفاده از این دستگاه‌ها می‌تواند به بهبود فرآینده و بهره‌وری در سازمان‌ها کمک کند و عدم استفاده از آنها می‌تواند به مشکلات و سختی‌هایی در مدیریت حضور و غیاب کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد و همچنین امنیت سازمان منجر شود. بنابراین، سازمان‌ها و شرکت‌ها باید از این دستگاه‌ها استفاده کنند و نظارت و کنترل لازم را بر روی آنها داشته باشند تا بهره‌وری و امنیت موثری را در سازمان خود داشته باشند.