دستگاه حضور غیاب

 حضور و غیاب و راه های بررسی عملکرد در سازمانها ادارات مختلف  

مدیران ادارات و شرکت ها میتوانند از دستگاه حضور غیاب جهت ثبت زمان ورود خروج پرسنل خود در محل کار ، به روش  هوشمند و الکترونیکی و از طریق رایانه و تلفن همراه مشاهده کرده و بررسی نمایند.  اطلاعات تردد از راه  نرم افزار حضور و غیاب منتقل گردیده  و بلافاصله  اطلاعات هرکارمند را در سیستم نرم افزاری ثبت می نماید.

قابل توجه اینکه  دستگاه حضور و غیاب کارهایی بسیاری از ثبت زمان ورود و خروج کارکنان انجام می دهد.
بعنوان مثال :
الف -  نظارت منظم و مشخص و اعلام کارکنانی که در محل کار حضورنیستند
ب – اطلاعات بصورت  لحظه ای از حضور کارکنان ، بعنوان مثال کسانی که در محل کار شان هستند ، کسانی که  دیر به محل کار میرسند ، کسانیکه  اضافه کاری داشته اند و از این نوع اطلاعات.
ج -  مرخصی گرفتن کارکنان مدیریت می شود.
د - طراحی و تدوین  جدول زمان بندی کارمندان از قبیل پستهای شیفتی
ه _ با ارائه جزئیات کارها نیاز مدیران و صاحبین مشاغل را برآورده می سازد.
 

 نکته  اساسی درباره سیستم کنترل تردد:  ابزارهایی با توانایی استفاده توسط خود کارکنان دارند بنابراین  هر پرسنل می تواند ساعت کاری اش را خودش مدیریت نماید.
مدیریت ساعات کاری:  مرور میزان کارکردها و اندازه گیری کسری زمان کاری ، مشاهده برنامه کاری ، زمانی و شیفت ها  (شیفت های گذشته ، حال وآینده)  و رویت جزئیات مرخصی ها و ... (نرم افزار تردد تحت وب)
 

نرم افزار حضور و غیاب به دو روش  ارائه می گردد  :
-روش اول : در نوع cloud-based ارائه می گردد که در این روش  اطلاعات روی سرورهای شرکت یا فرد ارائه دهنده ثبت میگردد که دسترسی به آن فقط از طریق آنلاین و با ورود به سرور ارائه دهنده امکان می گردد.
- روش دو : در نوع on-premises    ارائه می گردد که در این روش  اطلاعات روی سرور های شرکت کاربر ثبت می گردد.
(مزایا و معایب)
بهترین امتیاز این سیستم دیجیتال ، این است که از کارت های ساعت دستی بی نیاز شده و تمام ساعات به روش الکترونیکی و با تمامی محاسبات ثبت و ذخیره می شوند این موضوع میزان خطا را بسیار کم می نماید.
 قابل توجه اینکه  این دستگاه می تواند نیازهای سازمان درخصوص اطلاعات و مدیریت های زمانی از قبیل حضور و غیاب کارمندان ، مرخصی ها و برنامه ریزی زمانی را تنها از روش  یک برنامه مرتفع سازد.
تنها اشکالی که این نوع سیستم دارد هزینه بالاتر آن نسبت به نوع دستی قدیمی است.
در روش قدیمی ، پرسنل روی کاغذ ساعات ورود و خروج را ثبت می کردند و یا کارت مخصوص را درزمان تردد ، وارد دستگاه میکردند که این نکته باعث کمترشدن بازده کاری کارمندان می شد . به طوری که می بایست در ساعت کاریشان به بررسی ساعات می پرداختند که بهره وری را کاهش می داد.
نکته قابل ملاحظه  یک سیستم حضور و غیاب این میباشد که بصورت اتوماتیک نیاز سازمان را بررسی نماید .
 جمله بالا  را  - وارن اشتینبرگ  -  یکی از غول های ارائه دهنده این سیستم از شرکت  executive alliance  گفته است.
در ادامه می گوید: این کار می تواند بسیار مقدماتب  مانند ثبت ساعاتها باشدو یا کامل مثل ثبت غیبت ها و مرخصی ها و ماموریت ها .
رایج ترین شکل استفاده از این سیستم ها ، دستگاهی با صفحه نمایش است که کارمندان می توانند ساعت ورود و خروجش را ثبت نمایند. در برخی مکان ها این کار را می توان به وسیله لپ-تاپ،  ساعت و یا حتی یک موبایل هم به انجام رساند و اطلاعات پیوسته در سیستم ذخیره وثبت گردیده  و گزارش ها هرلحظه  بر روی سیستم لیست کارمندان ارسال می گردد.